ICG-Capability

Vyhovět novým požadavkům zákazníka, zvýšit kvalitu výrobku, snížit zmetkovitost způsobenou seřizováním stroje, naplánovat dosažení organizačních cílů, dosáhnout lepšího podílu na trhu anebo chceme lepší plat, zhubnout či vyhrát olympiádu.

Tady všude stojíme tváří v tvář problému.

PROBLÉM můžeme definovat jako mezeru mezi naším současným stavem a stavem, ve kterém bychom měli nebo chtěli být.

Například – děláme někde chybu (současný stav) a tím pádem neplníme náš standardní stav (stav kde bychom měli být), anebo stojíme před požadavkem zákazníka, který po nás chce například lepší Lead Time a tím nás staví před problém (stav kde bychom chtěli být).

Abychom ale byli schopni problém vyřešit co nejlépe a v co nejkratším čase, je dobré, když víme, co děláme.

Zabývat se jen těmi problémy s jasnou prioritou – to znamená těmi, které mají na dosažení našich cílů velký a opravdový vliv a neplýtvat energií na problémy zdánlivě důležité, ale bez efektu na náš rozvoj.

Řešit problémy až do konce. Nezalepovat náplastmi viditelná, povrchová zranění, ale hledat víc do hloubky a operovat až ke zdrojům vnitřního krvácení – hledat a odstraňovat kořenové příčiny.
A právě pro to, abychom si mohli být vždy jisti, že následujeme tu správnou cestu pro řešení a vyřešení našich problémů – pro zajištění našeho neustálého rozvoj, vznikl v Toyotě přístup zvaný PDCA (Zkratka čtyř anglických slov – Plan, Do, Check a Act).

PDCA je přístup praktický, tj. nese v sobě určitý postup a metodiku, kterou je velmi důležité následovat. Je to jakýsi průvodce postupem řešení našeho problému, díky kterému se nikdy neztratíme a vždy budeme vědět, kudy dál jít.

Slovo PRAKTICKÝ najdeme ve významovém slovníku jako: vztahující se k akci, reálný, skutečný, zkušený v dané práci, mající smysl pro realitu, vhodný nebo účelný

Zároveň je to ale přístup i vědecký a na tento fakt se velmi často zapomíná. To ale probereme v jiném článku.

I když pořád ještě dost z vysoka, ale i tak – pojďme se na celé PDCA, podívat trochu více z blízka:

PDCA – praktický přístup

Jak už víte, PDCA je zkratka slov. A tato slova představují jednotlivé fáze celého PDCA cyklu:

PLAN (Plánuj)

Sice nejrobustnější, ale také nejdůležitější fáze celého PDCA. Z časového hlediska zabírá nejvíce času. Ze své praxe můžu říct, že ve většině případů zabere fáze Plan polovinu, a i více procent z celkového času života projektu.

Dává to ale smysl, když se podíváme na to, co všechno tato fáze zahrnuje:

• Definice a popis problému
• Popis současného stavu
• Formulace cílového – budoucího stavu
• Analýza kořenové příčiny
• Formulace hypotéz a identifikace stakeholderů
• Návrh a předpověď efektu protiopatření k dosažení cílového stavu
• Získání svolení stakeholderů k implementaci protiopatření

Je opravdu velmi důležité žádný z kroků neodbývat a svědomitě si každým z nich projít. Jinak se totiž může stát, že například nebudeme mít dostatek informací pro formulaci správných protiopatření, nebo dokonce můžeme už od začátku řešit jiný problém, než je třeba.

Pokud chcete problém opravdu vyřešit, věnujte fázi Plan maximum úsilí.

Obrovským benefitem je zároveň i to, že pokud se práce v této fázi nezanedbá bude velkou měrou přispívat k redukci odporu k chystaným změnám.

DO (Dělej)

Fáze implementační, kde naše protiopatření uvádíme do života a fyzicky tvoříme náš budoucí stav.

V této fázi je důležité nejen kontrolovat, že věci děláme opravdu tak, jak jsme si je naplánovali, ale zároveň je třeba evidovat každý krok, který jsme udělali.

Pořád musíme počítat s tím, že naše zlepšení nebudou mít takový efekt, jaký jsme očekávali (možná i horší, než před tím) a v tom případě je lepší vrátit se do původního stavu.

Toto je také důvod, proč je třeba mít u každého protiopatření odhad jejich efektu na zvolenou metriku, podle které tento efekt budeme následně měřit.

CHECK (Ověř)

Kontrola naší úspěšnosti ve zlepšení, resp. v postupu k vyřešení našeho problému.

Sledujeme, kontrolujeme a měříme, zda jsme si v předchozích fázích PDCA vedli dobře a naše protiopatření měla očekávaný efekt.

Neměřte pouze celkový efekt všech protiopatření na problém, ale lépe – měřte efekt každého protiopatření zvlášť. Jen tak poznáte, který zákrok měl jaký účinek na problém.

Zjistíte tak třeba i to, že něco, co jste pro vyřešení problému udělali, nemělo efekt vůbec žádný. A pak máte další téma k diskusi.

ACT (Jednej)

V uvozovkách „poslední“ fáze cyklu PDCA. Stejně jako fáze P, bývá často ani ne tak odbývána, jako spíše špatně chápána.

Je to fáze, kdy vyvíjíme činnosti k tomu, abychom naše potvrzené zlepšení udrželi a zavedli jej do nového života těch, kterých se nový stav týká a dotýká (stakeholdeři).

V případě zlepšení procesu ve výrobě to může být vytvoření nového standardu. Když zhubnete na svou cílovou váhu, toto je fáze, kdy se snažíte vytvořit si nové stravovací návyky, abyste zase nezačali přibírat. Anebo když splníte nové požadavky svého důležitého zákazníka, ujistíte se, že po první dodané zakázce se zase nevrátíte do starých kolejí a neupadnete do vražedného koloběhu stížností a reklamací.

Tady to ale nekončí. PDCA totiž počítá s tím, že se budete chtít dále rozvíjet.

V této fázi tedy nejen standardizujete své dosavadní úspěchy, ale zároveň hledáte možnosti kudy se dát dál.

Odpovídáte si na otázky jako:

• Kam se můžeme dál posunout?
• Kdo další by měl o mém úspěchu vědět?
• Kdo se z něj může poučit a mít z něj prospěch?
• Kdo mi pomůže dostat se dál?
• Koho svým úspěchem ovlivňuji?
• Kdo bude ještě potřebovat mou pomoc s adaptací na nový stav?

Je třeba pochopit, že splněním cílů naše aktivity nekončí, ale spíše spousta nových aktivit právě začíná.
Co je nutné si uvědomit je to, že PDCA není uzavřený kruh, ale cyklus na sebe navzájem do nekonečna navazujících PDCA cyklů.

Nekonečný rozvoj a inovace. To je to, co nás PDCA učí a kam nás vede… Ještě nám zbývá podívat se na to, co PDCA skrývá v onom vědeckém přístupu na řešení problémů. To si objasníme ve druhé části tohoto článku.

Jak jsem psal na začátku, všichni, kdo se chceme rozvíjet, máme problémy. A čím dál se dostáváme, tím více problémů necháváme za sebou a zároveň i více problémů nacházíme před sebou. Proto je potřeba naučit se s problémy pracovat. Proto je nutné se nových problémů nebát a vítat je s otevřenou náručí, protože nové problémy znamenají pokrok a rozvoj.

Naučte se i VY efektivně zvládat problémy a nechte nás vám při tom nabídnout pomoc. Přihlaste se na naše školení A3/PDCA – Problem Solving Expert.

Předáme vám nejen důležité znalosti k tomu, aby se z vás a lidí ve vaší společnosti mohli stát zdatní řešitelé problémů, ale zároveň vám prakticky předáme metodiku zvanou A3, využívanou nejen k řešení problémů, ale také k rozvoji zaměstnanců v opravdové manažery.